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Text File  |  1991-03-20  |  1.1 KB  |  16 lines
  1. 14,6
  2. A recent TV commercial informed viewers that the U.S. Post Office handles 300
  3. million pieces of mail every day!  That's a lot of letters.  Here are a few of
  4. the types of letters professionals have to write:  (1) Letters of information,
  5. (2) Letters of transmittal for reports and proposals, (3) Announcements of new
  6. products, (4) Answers to inquiries.  Years ago, letters were written in stiff,
  7. formal language.  Now business communications are more personal.  A more
  8. relaxed, conversational tone can add conviction and vigor to your letter.
  9. Formal style:  "It is unfortunate that I was not available."  Informal style:
  10. "I'm sorry I missed you the other day."  Avoid jargon-filled sentences and
  11. wordy phrases; strive to be concise.  Which do you think will get the best
  12. response?  Example #1:  "Return the [16!] data sheets for the consideration and
  13. recommendations of our engineering department, enabling us to quote you, if
  14. possible, on specific applications."  Example #2:  "We'll be glad to evaluate a
  15. 75-gallon sample of the material and get back to you with our recommendations."
  16.